Telefonassistent
KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt und Termine vereinbart
Ihr KI-Telefonassistent hebt immer ab, in natürlichem Deutsch und rund um die Uhr. Er beantwortet Fragen, vereinbart Termine und stellt Dringendes zu Ihnen durch.
Das Telefon klingelt immer im falschen Moment
Wer nicht abhebt, riskiert, dass Anrufer beim nächsten Betrieb anfragen. Ein KI-Telefonassistent fängt diese Anrufe auf, ohne dass Sie dafür eine zusätzliche Stelle besetzen.
- Am Empfang klingelt das Telefon, während schon jemand vor Ihnen steht.
- Auf der Baustelle oder im Behandlungszimmer können Sie nicht abheben, und der Rückruf kommt zu spät.
- Abends und am Wochenende läuft der Anrufbeantworter. Auf den spricht nicht jeder, und die Nachricht ist oft unvollständig.
- Dieselben Fragen kehren täglich wieder: Öffnungszeiten, Anfahrt, Ablauf, Terminwünsche.
Was wir für Sie umsetzen
Anrufe sofort annehmen
Der Assistent hebt ab, nennt Ihren Betriebsnamen und spricht natürliches Deutsch. Er führt mehrere Gespräche gleichzeitig, sodass niemand in der Warteschleife hängt. Das gilt rund um die Uhr, auch an Feiertagen.
Anliegen verstehen, Fragen beantworten
Der Assistent erkennt, worum es geht, und beantwortet Standardfragen zu Öffnungszeiten, Anfahrt, Ablauf oder Zuständigkeiten. Er antwortet nur aus den Angaben, die Sie freigegeben haben. Was dort nicht steht, nimmt er als Nachricht auf.
Termine vereinbaren
Der Assistent prüft freie Zeiten, bietet Termine an und trägt den gewählten Termin in Ihren Kalender oder in Ihre Praxis- oder Branchensoftware ein. Verschiebungen und Absagen erledigt er ebenso. Bietet Ihre Software keinen Anschluss für andere Programme, landet der Wunsch als Vorschlag bei Ihrem Team.
Nachrichten aufnehmen und zusammenfassen
Wer eine Nachricht hinterlässt, spricht nicht mehr gegen ein Band, sondern mit einem Gegenüber, das nachfragt. Der Assistent holt fehlende Angaben ein, etwa Name, Rückrufnummer und Anliegen. Sie erhalten eine kurze Zusammenfassung per E-Mail.
Dringendes an Menschen weiterleiten
Sie legen fest, was als dringend gilt, zum Beispiel Rohrbruch oder Heizungsausfall. Solche Anrufe stellt der Assistent sofort an die zuständige Person durch. Für Praxen gilt eine Notfallregel: Bei akuten Beschwerden verweist der Assistent auf den Bereitschaftsdienst und die 112.
Einrichtung und Betrieb aus einer Hand
Wir erfassen Ihr Wissen, wählen Stimme und Tonfall mit Ihnen aus und testen mit typischen Anrufen. Danach betreiben und verbessern wir den Assistenten. Jedes Gespräch steht in einem Protokoll, das Sie einsehen können.
Was Ihr Betrieb davon hat
Kein Anruf bleibt unbeantwortet
Abends, am Wochenende, im Urlaub: Anrufer sprechen mit dem Assistenten und erhalten eine Antwort oder einen Termin, statt auf ein Besetztzeichen zu stoßen.
Ihr Team arbeitet ungestört
Standardfragen und Terminwünsche erledigt der Assistent. Ihre Mitarbeitenden kümmern sich um die Menschen vor Ort und greifen nur bei den Anrufen ein, die sie wirklich brauchen.
Rückrufe mit allen Angaben
Jede Nachricht kommt vollständig bei Ihnen an: wer, was, wie dringend, unter welcher Nummer. Sie rufen gezielt zurück, statt Zettel zu entziffern.
Ruhe bei Spitzen und im Notdienst
Montagmorgen oder nach einem Sturm: Wenn viele gleichzeitig anrufen, wartet niemand in der Leitung. Dringendes landet sofort bei der zuständigen Person.
So kann das bei Ihnen aussehen
- Arztpraxis
Terminwünsche ohne Dauerklingeln
Eine Hausarztpraxis schaltet den Assistenten in den Stoßzeiten am Morgen und nach Feierabend ans Telefon. Er vereinbart Termine, nimmt Rezeptwünsche auf und nennt bei akuten Beschwerden den Bereitschaftsdienst oder die 112. Am Empfang bleibt Zeit für die Patienten vor Ort.
- Handwerk
Störung am Samstagabend
Ein Sanitär- und Heizungsbetrieb lässt den Assistenten abends und am Wochenende abheben. Er fragt Adresse, Rufnummer und Art der Störung ab. Bei Rohrbruch oder Heizungsausfall stellt er direkt zum Bereitschaftsmonteur durch. Alles andere erscheint als geordnete Liste im Postfach.
- Hausverwaltung
Schadensmeldungen nach Feierabend
Eine Hausverwaltung leitet Mieteranrufe nach Büroschluss an den Assistenten. Mieter nennen Objekt, Wohnung und Schaden. Notfälle gehen sofort an den Hausmeisterdienst. Routinemeldungen wie ein tropfender Wasserhahn stehen am nächsten Morgen sortiert für die Sachbearbeitung bereit.
Ablauf
In vier Etappen zur fertigen Lösung
Erstgespräch
Wir klären, welche Anrufe bei Ihnen eingehen, wann sie kommen und was der Assistent erledigen soll. Das Gespräch kostet nichts. Danach erhalten Sie ein klares Festpreisangebot.
Prototyp in wenigen Wochen
Wir richten Stimme, Wissen und Terminlogik ein. Sie rufen den Assistenten selbst an und hören, wie er klingt und antwortet. Ihre Änderungswünsche arbeiten wir direkt ein.
Test mit echten Fällen
Wir spielen typische und knifflige Anrufe durch, binden Kalender oder Software an und schärfen die Antworten nach. Ihr Team gibt jede Regel und jede Auskunft frei, bevor der Assistent live geht.
Start und Betrieb
Mit der Rufumleitung geht der Assistent live. Wir betreuen die ersten Wochen eng, pflegen das System und erweitern es, sobald Sie neue Aufgaben wünschen.
So arbeitet ein KI-Telefonassistent
Ein Anrufbeantworter speichert, was jemand spricht. Ein Sprachmenü verlangt „Drücken Sie die 1“. Ein KI-Telefonassistent führt dagegen ein echtes Gespräch: Er versteht frei gesprochene Sätze, fragt nach und reagiert auf das Anliegen. Fachleute nennen ein solches System Voicebot, also ein Programm, das Sprache versteht und selbst spricht. Er leistet damit mehr als ein KI-Anrufbeantworter, der Nachrichten nur aufnimmt und abschreibt.
So läuft ein Anruf ab: Er erreicht den Assistenten über eine Rufumleitung oder direkt über Ihre Telefonanlage. Eine Spracherkennung macht aus dem Gesagten Text. Ein Sprachmodell, also die KI, die den Inhalt versteht und die Antwort formuliert, wählt die passende Aktion. Eine Sprachausgabe spricht die Antwort. Bei der Terminvereinbarung per KI gleicht der Assistent freie Zeiten mit Ihrem Kalender ab und bestätigt den Termin noch im Gespräch.
Besonders nützlich ist ein Telefonassistent für Arztpraxen, Handwerksbetriebe und Hausverwaltungen. Dort kommen Anrufe, wenn niemand abheben kann. Wer die Anrufannahme automatisieren möchte, startet mit den häufigsten und einfachsten Anliegen und baut den Umfang danach aus. Bei mehreren Standorten oder Abteilungen wird daraus eine KI-Telefonzentrale, die jeden Anrufer zur richtigen Person leitet. Wir betreiben KI-Telefonassistenz selbst im Echtbetrieb und kennen die Praxis aus eigener Erfahrung.
Datenschutz und Kontrolle bei jedem Anruf
Am Telefon fallen persönliche Daten an: Namen, Nummern und in Praxen auch Gesundheitsangaben. Darum bauen wir den Datenschutz von Anfang an ein.
- Klare Ansage: Zu Beginn jedes Gesprächs erfahren Anrufer, dass eine KI spricht. Wünscht jemand einen Menschen, vermittelt der Assistent.
- Sichere Umgebung: Hosting in der EU oder lokale Modelle im eigenen Netz, geregelt in einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Ihre Gespräche dienen nie dem Training fremder Modelle.
- Nur das Nötige: Wir legen mit Ihnen fest, was der Assistent erfragt. Für einen Termin genügen meist Name, Rückrufnummer und Anliegen. Ob Gespräche aufgezeichnet werden und wie lange Texte gespeichert bleiben, entscheiden Sie.
- Volle Kontrolle: Jedes Gespräch steht im Protokoll. Sie bestimmen, was der Assistent darf, und schalten ihn über die Rufumleitung jederzeit ab.
Häufige Fragen
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Der Preis hängt von wenigen Faktoren ab: Wie viele Anrufe kommen bei Ihnen an? Soll der Assistent nur Nachrichten aufnehmen oder auch Termine buchen? Mit welcher Software soll er sich verbinden? Und läuft das System in der EU-Cloud oder in Ihrem eigenen Netz? Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein klares Festpreisangebot.
Wie schnell ist der Telefonassistent einsatzbereit?
Ein erster lauffähiger Prototyp steht in wenigen Wochen. Sie rufen ihn selbst an, hören die Stimme und prüfen die Antworten. Danach testen wir mit typischen Anrufen und verbinden Kalender oder Software. Wie lange das im Einzelfall dauert, hängt von den Aufgaben und den anzubindenden Systemen ab. Den Zeitplan nennen wir Ihnen im Angebot.
Ist ein KI-Telefonassistent mit der DSGVO vereinbar?
Ja, er lässt sich datenschutzgerecht betreiben, und wir bauen ihn von Anfang an so. Der Assistent erfragt nur, was er braucht. Wir hosten in der EU oder setzen lokale Modelle ein, schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und sorgen dafür, dass Ihre Gespräche nicht ins Training fremder Modelle fließen. Für Praxen vereinbaren wir zusätzlich eine Verschwiegenheitsverpflichtung.
Funktioniert der Assistent mit meiner Telefonanlage und Software?
In der Regel genügt eine Rufumleitung, und Ihre Rufnummer bleibt gleich. Für Termine verbinden wir den Assistenten mit Ihrem Kalender oder Ihrer Praxis- oder Branchensoftware, soweit sie eine Schnittstelle bietet. Fehlt sie, erhält Ihr Team den Terminwunsch als Vorschlag. Eine eigene IT-Abteilung brauchen Sie nicht: Einrichtung und Betrieb übernehmen wir.
Was passiert, wenn der Assistent etwas nicht versteht?
Er fragt freundlich nach. Bleibt das Anliegen unklar oder verlangt der Anrufer einen Menschen, nimmt der Assistent eine Nachricht auf oder stellt zu Ihnen durch. Jedes Gespräch steht im Protokoll. Daran erkennen wir Schwachstellen, etwa eine Frage, die noch fehlt, und beheben sie. Der Assistent wird so von Woche zu Woche besser auf Ihren Betrieb eingestellt.
Wissen Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, der Assistent sagt es gleich zu Beginn und stellt sich als digitaler Assistent Ihres Betriebs vor. Die Stimme klingt natürlich, die Sätze sind kurz und freundlich. Diese Offenheit schafft Vertrauen und nimmt Anrufern die Unsicherheit, mit wem sie sprechen. Wer lieber mit einem Menschen spricht, sagt es einfach, und der Assistent vermittelt.
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KI-Assistenten
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Softwareentwicklung
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