KI-Agenten
KI-Agenten, die E-Mails lesen und Vorgänge anlegen
KI-Agenten nehmen Ihrem Team die Routinearbeit ab: lesen, einordnen, eintragen, nachfassen. Was wichtig ist, geben Sie frei und behalten die Kontrolle.
Zwischen Postfach und Software geht Zeit verloren
Vieles beginnt als E-Mail oder Formular: Anfragen, Bestellungen, Terminänderungen. Danach muss jemand lesen, verstehen und eintragen. Genau das übernehmen KI-Agenten. Ihr Team greift nur noch ein, wo ein Mensch gefragt ist.
- Das Postfach für Anfragen füllt sich den ganzen Tag, und jemand muss jede Nachricht lesen, einordnen und an die richtige Stelle geben.
- Angebote entstehen abends oder am Wochenende, weil tagsüber keine Zeit bleibt. Der Kunde wartet, und ein anderer Betrieb ist schneller.
- Kundendaten werden von Hand aus der E-Mail in die Software übertragen, oder sie bleiben im Postfach liegen, bis jemand Zeit findet.
- Offene Rechnungen fallen erst auf, wenn jemand die Liste durchgeht. Die Zahlungserinnerung geht entsprechend spät raus.
Was wir für Sie umsetzen
E-Mails, Formulare und Anhänge verstehen
Der Agent liest eingehende E-Mails samt PDF-Anhängen und Formulare, nur aus den Postfächern, die Sie freigeben. Er erkennt, ob es um eine Anfrage, einen Terminwunsch, eine Reklamation oder eine Bestellung geht, und zieht die wichtigen Angaben heraus: Name, Adresse, Anliegen, Frist.
Vorgänge, Angebote, Tickets und Termine anlegen
Aus dem Gelesenen entsteht der nächste Arbeitsschritt: ein Angebotsentwurf aus Ihrer Preisliste und Ihren Textbausteinen, ein Ticket (eine Aufgabe für Ihr Team, mit Dringlichkeit), ein Terminvorschlag aus Ihrem Kalender. Fehlt eine Angabe, entwirft der Agent die Rückfrage an den Kunden.
Kundenverwaltung und Warenwirtschaft pflegen
Der Agent trägt Kontakte, Notizen und Status in Ihre Kundenverwaltung (CRM) oder Ihre Warenwirtschaft (ERP) ein. Er nutzt dafür Schnittstellen, das sind vorgesehene Anschlüsse, über die ein Programm Daten annimmt und abgibt. Ihr Team findet alles dort, wo es gewohnt ist.
An offene Rechnungen und Fristen erinnern
Der Agent prüft regelmäßig, welche Rechnungen noch offen sind, und schreibt zu jeder überfälligen eine freundliche Erinnerung. Sie liegt zur Freigabe bereit. Auch Wiedervorlagen für unbeantwortete Angebote und anstehende Fristen übernimmt er.
Tagesübersicht und Freigabe per Klick
Jeden Morgen erhalten Sie eine Übersicht: was eingegangen ist, was der Agent erledigt hat und was auf Ihre Freigabe wartet. Wichtige Schritte geben Sie mit einem Klick frei oder lehnen sie ab. So behalten Sie den Überblick, ohne selbst im Postfach zu sitzen.
Bewährte Werkzeuge oder eigener Code
Je nach Fall setzen wir auf bewährte Automationswerkzeuge oder auf eigenen Code. Microsoft 365, Google Workspace und Ihre Branchensoftware binden wir über Schnittstellen an. Einrichtung, Betrieb und Wartung liegen bei uns.
Was Ihr Betrieb davon hat
Anfragen bekommen schneller eine Antwort
Der Agent arbeitet auch nachts und am Wochenende. Wenn Sie morgens ins Büro kommen, liegt der Angebotsentwurf bereit, und der Kunde hat längst eine Eingangsbestätigung.
Einmal erfasst, überall eingetragen
Eine Angabe wandert vom Postfach in alle Programme, die sie brauchen. Doppelte Eingaben entfallen, und Ihre Daten sind vollständiger und aktueller.
Nichts rutscht durch
Jede Anfrage wird erfasst, jede überfällige Rechnung bekommt ihre Erinnerung. Eine Wiedervorlage kommt pünktlich, auch bei Hochbetrieb und im Urlaub.
Ihr Team hat Zeit für Kunden
Wer bisher Postfächer abgearbeitet hat, berät Kunden, plant Einsätze und führt Gespräche. Der Agent bereitet vor, Ihr Team entscheidet.
So kann das bei Ihnen aussehen
- Handwerk
Aus der Anfrage wird ein Angebotsentwurf
Ein Elektrobetrieb erhält Anfragen per E-Mail und Kontaktformular. Der Agent liest sie, zieht Adresse, Leistung und Wunschtermin heraus und baut aus der Preisliste des Betriebs einen Angebotsentwurf. Fehlt etwas, schlägt er die Rückfrage an den Kunden vor. Verlangt die Arbeit eine Besichtigung, bietet er Termine aus dem Kalender an. Der Inhaber prüft alles und schickt es ab.
- Dienstleister
Offene Rechnungen im Blick
Ein Planungsbüro lässt jede Woche die offenen Posten prüfen. Der Agent erstellt zu jeder überfälligen Rechnung eine freundliche Erinnerung mit Rechnungskopie und legt alle Entwürfe der Buchhaltung vor. Nach der Freigabe gehen sie raus. Bleibt eine Antwort aus, erscheint der Fall auf der Wiedervorlage.
- Produktion
Neue Liefertermine landen in der Warenwirtschaft
Ein Metallbaubetrieb bekommt von Lieferanten Mails mit geänderten Lieferterminen. Der Agent ordnet jede Mail der Bestellung zu und trägt den neuen Termin in die Warenwirtschaft ein. Er meldet dem Vertrieb, welche Kundenaufträge betroffen sind. Der Vertrieb entscheidet, wen er informiert.
Ablauf
In vier Etappen zur fertigen Lösung
Erstgespräch und Auswahl des Ablaufs
Wir schauen auf Ihren Alltag: Welche Mails, Formulare und Listen kosten die meiste Zeit? Gemeinsam wählen wir den Ablauf, bei dem ein Agent am meisten bringt. Das Erstgespräch ist kostenlos. Anschließend schicken wir Ihnen ein Festpreisangebot für den gewählten Ablauf.
Prototyp an einem echten Ablauf
In wenigen Wochen läuft der erste Ablauf mit Ihren echten Beispielen. Sie sehen, was der Agent liest, wie er entscheidet und was er anlegt. Was Sie anders möchten, passen wir sofort an.
Probelauf mit Freigaben
Zunächst bestätigt Ihr Team jeden Schritt des Agenten. So sehen wir gemeinsam, wo er schon sicher arbeitet und wo wir die Regeln nachschärfen. Routineschritte, die immer stimmen, erledigt er danach allein.
Betrieb und Ausbau
Wir überwachen den Agenten, halten die Anbindungen aktuell und beheben Störungen. Ihr fester Ansprechpartner bleibt vom ersten Gespräch bis in den laufenden Betrieb derselbe und baut mit Ihnen den nächsten Ablauf auf.
So arbeiten KI-Agenten im Büroalltag
Klassische Automatisierung folgt festen Regeln: Steht in einem Formular ein Betrag, wird er weitergegeben. Kommt die Anfrage als freier Text, bleibt sie liegen. Ein KI-Agent versteht Text. Er erkennt in einer E-Mail, ob jemand ein Angebot möchte, einen Termin verschieben will oder sich beschwert, und holt die nötigen Angaben heraus. Danach führt er die Schritte aus, die Sie festgelegt haben. Das ist der Kern von Prozessautomatisierung mit KI: Die KI versteht, und feste Regeln halten den Ablauf in der Spur.
Bei der Umsetzung nutzen wir bewährte Automationswerkzeuge wie n8n. Das Programm verbindet Dienste wie ein Baukasten und lässt sich auf Wunsch auf einem eigenen Server betreiben. Reicht ein Werkzeug nicht aus, schreiben wir eigenen Code. Für die Workflow-Automatisierung, also den selbstständigen Durchlauf eines Arbeitsablaufs, gilt: Jeder Ablauf besteht aus klaren Stationen, die Sie nachvollziehen können. Microsoft 365, Google Workspace und Branchensoftware binden wir über deren Schnittstellen an.
Wir beginnen mit einem Ablauf, der oft vorkommt und klaren Regeln folgt. Typisch ist die E-Mail-Automatisierung im Anfragepostfach. Wer die Angebotserstellung automatisieren möchte, hinterlegt Preisliste und Textbausteine, und der Agent baut daraus den Entwurf. Läuft ein Ablauf sicher, folgt der nächste. So wächst Ihre KI-Automatisierung in Ihrem Tempo. Eigene KI-Systeme laufen bei uns im Echtbetrieb, unter anderem zur automatisierten Datenanreicherung. Diese Erfahrung fließt in jeden Ablauf ein: Wir planen Fehlerfälle und Ausnahmen von Anfang an mit.
Der Agent tut, was Sie erlauben, und nicht mehr
Ein Agent arbeitet in Ihren Postfächern und Programmen. Deshalb gehören Kontrolle und Datenschutz von der ersten Planung an dazu. Unsere Wurzeln liegen in Softwareentwicklung und IT-Sicherheit.
- Freigaben: Sie bestimmen, welche Schritte der Agent allein erledigt und welche ein Mensch bestätigt. Angebote, Zahlungserinnerungen und Nachrichten an Kunden laufen zu Beginn immer über Ihre Freigabe.
- Protokoll und Notbremse: Jede Aktion steht im Protokoll, samt dem, was der Agent gelesen und daraus gemacht hat. Ein Schalter hält ihn jederzeit an.
- Begrenzte Befugnisse: Der Agent hat ein eigenes Konto, das nur die Postfächer und Programme erreicht, die sein Ablauf braucht. Er führt nur vorgesehene Aktionen aus, und wichtige Schritte bestätigt ein Mensch. Eine fremde E-Mail mit untergeschobenen Anweisungen lenkt ihn deshalb nicht um.
- Daten in der EU: Die Verarbeitung läuft wahlweise in einem europäischen Rechenzentrum oder auf lokalen KI-Modellen in Ihrem Netz. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt die Pflichten. Wir wählen Anbieter und Einstellungen so, dass kein fremdes Modell mit Ihren Daten lernt.
Häufige Fragen
Was sind KI-Agenten und was erledigen sie im Büro?
Ein KI-Agent ist eine Software, die Texte versteht und in Ihren Programmen selbst Schritte ausführt. Er liest eine Anfrage, legt den Vorgang an, entwirft das Angebot oder erinnert an eine offene Rechnung. Ein Chatbot antwortet nur, der Agent handelt. Er ersetzt keine Mitarbeitenden: Er nimmt Ihrem Team die Routine ab, und Menschen entscheiden bei allem Wichtigen.
Was kostet Prozessautomatisierung mit KI?
Fünf Faktoren bestimmen den Preis: wie viele Abläufe laufen sollen und wie kompliziert sie sind, welche Programme wir anbinden und wie gut deren Schnittstellen sind, wie viele Nachrichten täglich eintreffen, wie streng Ihre Freigaberegeln ausfallen und ob das System in einem EU-Rechenzentrum oder in Ihrem eigenen Netz läuft. Diese Punkte klären wir im kostenlosen Erstgespräch. Danach liegt Ihnen ein Festpreisangebot vor.
Wie schnell läuft der erste automatisierte Ablauf?
Ein erster Prototyp arbeitet bereits nach wenigen Wochen mit Ihren echten Beispielen, und Sie sehen, wie der Agent liest, entscheidet und anlegt. Danach folgen Probelauf, Feinschliff und Start. Bis der Ablauf im Alltag rund läuft, richtet sich die Dauer nach seinem Umfang und nach den angebundenen Programmen. Den Zeitplan für Ihren Fall legen wir im Angebot fest.
Funktionieren KI-Agenten mit Microsoft 365 und meiner Branchensoftware?
Ja. Microsoft 365 und Google Workspace, also Postfach, Kalender und Dateien, binden wir über die offiziellen Schnittstellen an. Bei Branchensoftware kommt es darauf an, ob sie einen Anschluss bietet. Ist er da, nutzen wir ihn. Fehlt er, finden wir einen Umweg und besprechen ihn im Erstgespräch mit Ihnen. Dafür brauchen Sie keine IT-Abteilung: Ihr IT-Betreuer gibt höchstens Zugänge frei.
Was passiert, wenn ein KI-Agent sich irrt?
Zu Beginn bestätigt ein Mensch jeden Schritt, der nach außen wirkt, also Angebote, Erinnerungen und Nachrichten an Kunden. Ist der Agent unsicher, legt er den Fall Ihrem Team vor, statt zu raten. Jede Aktion steht im Protokoll, daran finden wir die Ursache und passen die Regeln an. Ein Schalter hält den Agenten jederzeit an.
Sind KI-Agenten mit dem Datenschutz vereinbar?
Ja, Datenschutz gehört bei uns zum Aufbau. Wir verarbeiten Ihre Daten bei einem Anbieter mit europäischem Rechenzentrum oder auf Modellen, die in Ihrem eigenen Netz laufen. Die Pflichten beider Seiten regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Ihre E-Mails und Kundendaten fließen nicht in das Training fremder Modelle ein. Außerdem erreicht der Agent nur die Postfächer und Programme, die sein Ablauf braucht.
Passt gut dazu
Softwareentwicklung
Entwickelt Individualsoftware für Ihre Abläufe, verbindet Ihre Programme und baut KI ein, wo sie hilft.
KI-Assistenten
Beantwortet Fragen auf Ihrer Website und im Team, aus Ihren Unterlagen und mit Quellenangabe.
Datenschutzkonforme KI
Richtet KI so ein, dass Ihre Daten in der EU oder im eigenen Netz bleiben.
Lassen Sie uns über Ihre Abläufe sprechen.
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Sie schildern, wo Zeit verloren geht. Wir sagen Ihnen offen, was Software und KI dort leisten können und was nicht.